구글 드라이브는 업무 파일을 공유하거나 중요한 자료를 백업할 때 빠질 수 없는 도구입니다.
하지만 막상 사용하려면 공유 방법부터 동기화 설정까지 헷갈리는 기능이 한둘이 아닌데요.
이번 글에서는 공유와 업로드, 동기화와 데이터 삭제 등 구글 드라이브의 핵심 기능을 완벽하게 정리해드립니다.
구글 드라이브란? 기본 개념 이해하기
사진 출처(구글 워크스페이스)
구글 드라이브는 구글이 제공하는 클라우드 기반 파일 저장 서비스로, 개인 사용자에게는 기본 15GB의 무료 용량이 주어집니다.
다만 이 용량은 Gmail, Google 포토와 함께 공유되는데요. 클라우드 스토리지의 가장 큰 장점은 장소와 시간의 제약이 없다는 점으로, 예를들어 회사에서 작성한 문서를 집에서 이어 작업할 수 있어요.
스마트폰으로 찍은 사진을 PC에서 바로 확인하는 것도 가능하며, PC, 모바일, 웹 브라우저 등 모든 환경에서 자동 동기화가 이뤄집니다.파일을 한 곳에서 수정하면 다른 기기에도 즉시 반영되는 구조로, 자동 백업 기능으로 데이터 손실 걱정도 덜 수 있습니다.
구글 드라이브 파일 업로드 방법
사진 출처(서포트 구글)
파일 업로드는 가장 기본적인 기능인데요, 웹 브라우저에서 drive.google.com에 접속하시면 됩니다. 왼쪽 상단의 ‘+ 새로 만들기’ 버튼을 클릭하면 여러 옵션이 나타나는데요. ‘파일 업로드’를 선택하면 개별 파일을, ‘폴더 업로드’를 선택하면 폴더 전체를 올릴 수 있어요. 탐색기 창이 열리면 원하는 파일이나 폴더를 선택하시면 됩니다.
더 간편한 방법도 있는데, 파일을 드래그해서 브라우저 창에 그대로 떨어뜨리면 됩니다. 여러 파일을 한꺼번에 선택해서 드래그해도 문제없으며, 모바일 앱에서는 하단의 ‘+’ 버튼을 눌러 업로드를 진행하시면 됩니다. ‘업로드’ 메뉴를 선택한 뒤 갤러리나 파일 관리자에서 파일을 고르면 되죠.
용량 활용 제한을 주의해야
구글 드라이브는 최대 5TB 크기의 파일까지 지원하지만, 다만 하루 업로드 한도가 750GB로 정해져 있다는 점은 주의하셔야 합니다. 특히 대용량 파일을 여러 개 올리는 작업을 수행할 때는 용량 제한을 의식하며 진행하셔야 합니다.
구글 드라이브 파일 및 폴더 공유하기
사진 출처(아정당)
구글 드라이브는 크게 두 가지 공유 방식을 제공하는데, 각 용도에 따라 적절한 방법을 선택하시면 됩니다.
1. 특정 사용자와 직접 공유
첫 번째는 특정 사용자와 직접 공유하는 방법입니다. 공유하려는 파일이나 폴더를 우클릭한 뒤 ‘공유’를 선택한 뒤, 공유 대상의 이메일 주소를 입력하고 권한을 설정하면 됩니다. 편집자 권한을 주면 상대방이 파일을 수정하고 삭제할 수 있는데, 댓글 작성자는 내용에 의견을 달 수 있지만 수정 작업은 불가능합니다. 뷰어 권한은 파일을 보기만 할 수 있는 읽기 전용 모드로, 필요에 따라 적절한 권한을 부여하는 게 중요합니다.
2. 링크를 통한 구글 드라이브 공유 방식
두 번째는 링크를 통한 공유 방식으로, 파일을 선택하고 ‘링크 복사’ 버튼을 클릭하면 공유 링크가 생성됩니다. 이 링크를 받은 사람은 누구나 파일에 접근할 수 있으며, 공유 시 링크 접근 범위도 세밀하게 조절 가능합니다. ‘제한됨’으로 설정하면 권한을 받은 사람만 열람할 수 있는 반면, ‘링크가 있는 모든 사용자’로 바꾸면 링크만 있으면 누구나 접근이 가능해집니다.
폴더를 공유하면 그 안의 모든 파일이 동일한 권한을 갖게 되는데, 이는 상위 폴더의 권한이 하위 파일에 자동으로 상속되는 구조예요.나중에 폴더에 추가되는 파일도 같은 권한이 적용됩니다.
3. 워크스페이스의 공유 드라이브 기능
Google Workspace 계정을 사용한다면 구글 드라이브 공유 기능도 활용해보세요. 팀 단위로 파일을 관리할 수 있는 공간이 별도로 제공되는데, 개인이 아닌 팀이 파일을 소유하는 방식이죠. 멤버가 떠나거나 퇴직해도 파일은 그대로 남아있어 협업 연속성이 보장됩니다. 특정 기간 후 자동으로 접근을 차단하고 싶다면 만료일 설정도 가능하죠.
구글 드라이브 업로드 동기화 설정하기
사진 출처(아정당)
동기화는 클라우드와 PC를 연결하는 기능으로, 데스크톱용 Google Drive를 설치하면 자동 동기화가 시작됩니다. 구글 드라이브 공식 사이트에서 프로그램을 다운로드받은 뒤, 설치 후 구글 계정으로 로그인만 하면 됩니다. 동기화 방식은 크게 미러링과 스트리밍 두 가지로 나뉩니다.
1. 미러링 동기화 방식
미러링은 클라우드의 파일을 로컬 드라이브에 그대로 복사하는 방식으로, 인터넷 없이도 파일을 열고 수정할 수 있다는 장점이 있어요.대신 PC 저장 공간을 많이 차지한다는 단점도 있습니다.
2. 스트리밍 동기화 방식
스트리밍은 파일 목록만 표시하고 실제 데이터는 클라우드에 보관하는 방식으로, 필요할 때만 파일을 다운로드해서 열기 때문에 용량 걱정이 없습니다. 다만 인터넷 연결이 필수라는 점은 기억해두세요.
구글 드라이브 파일 삭제 및 복구 방법
사진 출처(구글 서포트)
파일을 정리하다 보면 실수로 중요한 자료를 지울 때가 있습니다. 다행히 구글 드라이브는 삭제된 파일도 쉽게 복구할 수 있으며, 파일을 삭제하면 바로 사라지지 않고 휴지통으로 이동됩니다. 휴지통에 보관된 파일은 30일 후 자동으로 영구 삭제되지만, 이 기간 안에는 언제든 복원이 가능합니다.
왼쪽 메뉴에서 ‘휴지통’을 클릭해보시면 삭제했던 파일 목록이 전부 나타나는데, 파일을 우클릭한 뒤 ‘복원’을 선택하시면 됩니다. 파일이 본래 위치로 돌아가는 걸 확인할 수 있죠. 다만, 휴지통을 비우면 파일이 완전히 삭제되며, 개인 사용자가 영구 삭제한 파일은 복구가 거의 불가능합니다.
구글 드라이브 삭제 후 데이터를 되찾는 방법
사진 출처(오늘의 업무)
다만 Google Workspace 계정 사용자는 예외로, 관리자가 25일 이내에 삭제된 파일을 복구할 수 있는 권한을 갖고 있습니다. 관리 콘솔에서 복원 절차를 진행하면 되는데요. 개인 사용자도 구글 지원팀에 복구를 요청할 수는 있지만, 무료 계정은 즉각적인 응답을 받기 어렵습니다. 공유된 파일을 삭제할 때는 특히 조심해야 하는데, 파일 소유자가 삭제하면 공유받은 모든 사람이 접근할 수 없게 되기 때문입니다. 혼자만 파일을 제거하고 싶다면 ‘내 드라이브에서 삭제’를 선택하셔야 다른 사람에겐 영향을 주지 않습니다.
구글 드라이브 활용 팁
몇 가지 고급 기능을 알아두면 구글 드라이브의 활용도가 훨씬 높아집니다. 다음은 공유 기능을 활용하는데 좋은 몇 가지 팁입니다.
오프라인 모드의 활용
오프라인 모드를 설정하면 인터넷 없이도 파일 작업이 가능합니다. 설정에서 오프라인 기능을 활성화한 뒤 필요한 파일을 다운로드 하시면 비행기나 지하철에서도 문서를 편집할 수 있습니다.
버전 관리 기능도
파일을 우클릭하고 ‘버전 기록 관리’를 선택해보시면 과거에 저장된 모든 버전이 시간순으로 나열됩니다.만약 실수로 내용을 잘못 덮어썼어도 이전 버전으로 되돌릴 수 있어 활용하기 좋습니다.
문서 내용 검색 기능
검색 기능은 파일 이름뿐 아니라 문서 내용까지 찾을 수 있으며, 특히 특정 단어가 포함된 파일을 찾을 때 아주 편리합니다.
구글 서비스와의 연동 기능
Gmail, 캘린더, Meet 등 구글 서비스와 긴밀하게 연동되며, Gmail 첨부파일을 드라이브에 바로 저장할 수도 있습니다. 더불어 캘린더 일정에 파일을 첨부하는 것도 매우 간단하며, 화상회의 중 문서를 실시간으로 공유하며 협업하는 것도 가능합니다.
글을 마치며
영상 출처 (캡틴스튜디오)
지금까지 구글 드라이브 공유 기능을 하나씩 살펴봤습니다. 업로드부터 공유, 구글 드라이브 동기화, 삭제 및 복구까지 활용이 매우 간편한데요, 특히 현대 작업 환경에서 클라우드 스토리지는 필수 도구로 활용되고 있습니다. 이 가이드를 참고해 구글 드라이브를 효율적으로 활용해보시길 바랍니다. 정기적인 백업과 체계적인 폴더 정리 습관을 들이면 더욱 안전하게 데이터를 관리할 수 있습니다. 구글 드라이브의 기능으로 여러분의 소중한 자료를 지켜보세요!
